第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，全面提高档案管理水平,有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研和各项工作服务，充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教育部颁发的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章，结合学校实际，特制定本制度。
第二条 本制度所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作之一,是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志，也是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作。
第四条 学校应加强对档案工作的领导和管理，逐步做到“三纳入”、“四同步”：即纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第五条 学校严格实行校内各单位、课题组立卷归档制度，各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确与安全、便于开发利用。
第二章 档案工作机构与职责
第六条 学校成立档案工作领导小组，由分管档案工作的校长为组长，院长办公室主任为副组长，与学校档案工作密切相关的各职能部门负责人为成员。档案工作领导小组是学校档案工作的最高行政管理机构，领导全校档案工作。其主要职责是：
一、宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划、总结。
二、审定学院档案管理办法和重要的规章制度。
三、研究决定档案工作的重大事宜。
四、检查、督促学校及校内各单位档案工作“三纳入、四同步”执行情况。
五、对各单位档案工作进行检查、考核与评估。
第七条 学校在院长办公室下设档案科，作为学校档案工作领导小组的办事机构。其主要职责是：
一、根据国家和高等学校档案工作的政策、法规，制定学校档案工作的各项管理制度。
二、指导、监督、检查、协助各立档部门兼职档案员做好文件材料的形成积累和整理归档工作。
三、负责接收各单位移交的档案并做好档案的保管、鉴定、统计工作。
四、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源和档案鉴定、档案编研。
五、参加档案学术研究和学术交流活动。
六、负责培训全校兼职档案工作人员，对各单位的档案工作进行业务指导。
七、开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校师生员工的档案意识。
八、完成学校领导交办的其它任务
第九条 校内各单位要明确一名负责同志分管本单位的档案工作，并指定专人作为本单位的兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理和立卷归档工作。各单位档案工作职责如下：
一、认真学习、宣传和贯彻执行国家档案工作的法律、法规，增强档案意识。
二、按归档范围和立卷归档要求，对本单位的各类文件、资料进行收集、整理、分类和组卷，保证归档文件材料的完整、准确、系统。
三、各单位档案工作人员在业务上接受档案科的指导，并按规定时间向档案科移交归档案卷。
第三章 档案的管理
第十条 全校的档案实行集中统一管理，确保归档档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第十一条 对规定应当立卷归档的材料，各单位必须按照规定，按时向档案科移交，进行集中管理，任何单位或个人不得据为己有。国家规定不应归档的材料，禁止擅自归档。
第十二条 学校档案科应定期组织档案的鉴定和销毁工作。
第十三条 学校档案科应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导或部门报告，及时处理。
第十四条 根据国家教育部颁发的《普通高等学校档案管理办法》第十九条的规定，对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件资料加以审查、验收。文件资料不完整、不准确、不系统的项目，该项目不予验收。
第四章 档案的利用
第十五条 档案的利用，是指对档案的查阅、复制和摘录。其具体办理按 《重庆城市管理职业学院档案借阅制度》的有关规定执行。
第十六条 利用档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第十七条 学校档案科应当为社会利用档案创造便利条件，提供检索工具、阅览场地和复制设备。
第五章 奖励与处罚
第十八条 学校应建立全校档案工作奖惩考核制度。有下列事迹之一者，由学校或本单位给予表彰和奖励：
一、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。
三、对档案学研究做出重要贡献的。
四、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。
五、同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第十九条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
一、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的。
二、拒不按照学校规定向档案科移交档案的。
三、违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。
四、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。
五、档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
六、对学校所属档案，擅自提供、抄录、公布和销毁的。
七、丢失、涂改、伪造、私自拆散、调换档案的。
第六章 附则
第二十条 本条例由重庆城市管理职业学院院长办公室档案科负责解释。
第二十一条 本条例自公布之日起施行。
